الإدارة المتقدمة للمكاتب لأعمال السكرتارية

مقدمة :

لا شك أن السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري فالسكرتارية هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل و التنسيق بين الإدارات المختلفة و البريد الصادر و الوارد و تحديد المواعيد و المقابلات و الاجتماعات و كل ذلك مع الحفاظ على الوقت و اقل مجهود مبذول لإتمام العمل بكفاية و فعالية.

الفئات المستهدفة :

جميع مدراء المكاتب و السكرتارية و المساعدين الإداريين . 

أهداف البرنامج التدريبي :

يهدف البرنامج إلى إكساب المشاركين الأسس العلمية السليمة لأعمال المساعدين الإداريين و الارشفة الإلكترونية و إدخال تطبيقات الحاسب الآلي حيز التنفيذ في إدارة الأعمال اليومية لتحسين المخرجات و تداول المعلومات باستخدام التكنولوجيا المعلوماتية الحديثة حيث سوف يتمكن المشاركون في نهاية البرنامج التدريبي من : 

• معرفة كاملة بمفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية والهندرة .

• معرفة كاملة بالآفاق الجديدة لهندرة المكاتب ، وطبيعة النشاط المكتبي.

• إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى ( العامة – الخاصة – المتخصصة).

• مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات والهيئات والمؤسسات والشركات.

• مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.

• معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.

• مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية.

• معرفة كاملة بفنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات.

• إجاده تنظيم  أوراق المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها فقط بأسرع وقت.

• اجادة الرقابة على الأداء المكتبي.

محاور البرنامج التدريبي :

• المحور الأول :

  • مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.

  • ماهية وطبيعة النشاط المكتبي.

  • الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.

  • أسس عمل المكاتب.

• المحور الثاني :

  • أنواع السكرتارية واهميتها ومهامها.

  • أشكال المكاتب – البيئة المادية للمكاتب – أمراض المكاتب.

  • حفظ المعلومات ، تنظيم الاجتماعات واللجان.

  • الاتصالات الإدارية داخل المنظمة ومع المنظمات الأخرى

  • فن الانصات  الجيد والحديث الفعال.

  • أساليب تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.

• المحور الثالث :

  • ​حفظ أوراق المكتب (التصنيف – الترقيم – الهندسة).

  • مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.

  • كيفية الرقابة على الأداء  المكتبي.

  • قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.

  • تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.

• المحور الرابع :

  • ​الكتابة الأدارية والمراسلات و المذكرات.

  • إعداد وصياغة التقارير.

  • مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.

  • مهارت معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.

  • تنظيم وإدارة الأجتماعات واللجان.

  • متطلبات الاجتماع الفعال.

• ​المحور الخامس :

  • ​نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الضوئية للوثائق.

  • التقنيات الحديثة وأثرها في أعمال السكرتارية.

  • استخدامات الحاسب الآلى في الأعمال الإدارية.

  • تقييم وختـام الـبرنامـج.

الوسائل المساعدة في البرنامج التدريبي : 

• حلقات نقاش .

يحصل المتدرب على : 

• المادة التدريبية مطبوعة بطريقة محاضرات .

للاطلاع على دورات تدريبية أخرى :

• استراتيجيات ومهارات التفاوض
• إدارة مشاريع PMP
• دورة التواصل عبر الهاتف "CALL CENTER"
• ديناميكية القيادية